シンプル&ユニーク・今までありそうでなかった進捗管理表を作りました

○印を塗りつぶすだけで正確に作業の進捗状況が把握できる進捗管理表を作りました。

これはいい!この進捗管理表を使えば、サボってしまって後からしんどい思いをすることもなくなります

どうぞダウンロードしてお試しください!
(本ページのいちばん下にあります)

進捗管理表のここがユニーク

1日に1つ熟語を覚える」「2日に1個の新アイデアを作る」「週に2回ジョギングする」というようなキッチリと割り切れるスケジュールではなくて、たとえば
1か月間に20冊の本を読む」
今月中に7つのレポートを書く」
などと言った「半端な」数をこなす場合に適した進捗管理表です。

進捗管理表のデザイン

縦に2列の○が並んでいる、一見すると「?」なデザインですが、これで進捗管理ができるんです。

左側の○列は日付、右側の○列は完了した作業の進捗記録のために使用します。

番号付き○はページごとに数が異なり、「5」から「31」までのパターンで作られていて、上の例にある「今月中に7つのレポートを書く」場合は、7つの○のページを使用することになります。

進捗管理表の使い方

その使い方ですがとっても簡単。毎日○を塗りつぶしていくだけです。

1)4種類のPDFファイルから、お好みのものをダウンロードします。

2)ダウンロードしたファイルの中から、管理したい作業数のシートを選んで印刷します。モノクロ印刷の場合は、日曜日のところをラインマーカーなどで色づけしておくといいでしょう。

3)管理するテーマを決めたら右上の欄に記入します。
写真の例では「プロットのネタを11個考える」。いったい何についてのプロットでしょうか。

4)1か月後に見事達成した場合のボーナスも書いておきます。「自分へのご褒美」ってやつですね。
例では「2泊3日の温泉旅行」だそうです。いいですねー。

5)1日が終わったらその日の○を塗りつぶします。

6)作業が終わったら、その都度○を塗りつぶします。

4種類のフォーム

シンプルに○を塗りつぶすだけのフォームのほかに、作業内容をかんたんにメモするための欄を設けたものもあります。

さらにそれぞれについて日付を英語表記にしたものも用意しました。
手書き体重グラフの場合と同じく、英語表記に意味はありません。
単に見た目がカッコいいからです(^^;

進捗管理表に込められた9つの工夫

シンプルなフォームですが、実はこれでもいろんなところに工夫を凝らしてあるんですよ。

1)管理項目の数は最小5から最大31まで

1か月間に最小5つから最大31までの作業数を管理できます。
31ですと1日1回作業ということですね。

2)カレンダー仕様

日付と曜日のフォントにご注目ください。
壁掛けカレンダーをイメージさせる太めのフォントを用いています。
実際に簡易的な月間カレンダーとしてもお使いいただけます。

3)縦1列配置

1か月間を通して進捗状況を把握するものですから、縦1列表記というのはどうしても変えられないところ。
フォントのサイズや間隔も見やすさと配置を考慮して、絶妙なレイアウトになっています。

4)クリップボードのスペース

紙面の上部はあえて余白を設けていますが、これはクリップボード留めを考えたニクい配慮です。
1か月とおして毎日使用するものですから、しっかりとボードに留めておくなどしないと、すぐにボロボロになってしまいます。
立てかけておけばいつでも目に入りますしね。

5)ボーナス

モチベーション維持のため、月の終わりの達成ボーナスを記入しておくことができます。

6)塗りつぶしは四角□ではなく丸○で

完了を示すチェック欄は○よりも□の方がいかにも「管理!」って感じですが、あえて○にしました。
その理由は塗りつぶしやすさにあります。
実際にやってみると分かりますが、□よりも○の方が断然塗りつぶしやすいんですね。
□に✔チェックマークをつけるという方法もありますが、視認性の面では塗りつぶしに劣ります。

7)メモ欄つき

メモ欄つきのフォームでは、毎回の作業内容を簡単にメモできる欄を設けました。

8)ハーフタイムライン

月の半ばである15日にラインを設けています。
いちおうの目安として、この時に進捗の塗りつぶしがラインを超えていたらスケジュールはアヘッド(先行)。
とりあえずはオッケーです。

9)デッドライン

遅れをキャッチアップできる最後のチャンスということで、月末5日前にラインを設けました。
この時点で進捗がアヘッドとなっていれば、ゴールまでもうひと息。その調子です。
ビハインド(遅れ)の場合は、何とか最後の5日間でキャッチアップしましょう。
「あきらめるな!まだ5日ある!」

進捗管理表の使用例

どんなことを書いたらいいんやろ?

今ひとつイメージできないあなたのために、活用例をつくってみました。

けれどスミマセン・・・ちょっといい例が考えられず。
ワタクシ自身が実際にやっているものを出してもいいのですが、生々しすぎますもので・・・。

使用例その1

小学5年生の竹井あゆみさん(仮名・10歳)は、苦手な漢字を克服すべく、1か月かけて20ページの漢字ドリル1冊を勉強することにしました。
両親との約束で、達成ボーナスとして500円分の図書カードをもらえることになっています。

使用例その2

西洋史を専攻している小牧啓介さん(仮名・21歳)は今月の課題図書としてヨーロッパの歴史本7冊を読むことになりました。
フォームは[項目記録バージョン]を使用。
これまでのところ、「中世ヨーロッパの歴史」「古代ギリシャ彫刻の魅力」「北欧海洋史」の3冊を読破しています。

進捗管理表に適した用途・適さない用途

シンプルな進捗管理表ですので、用途によって向き・不向きがあります。

適した用途

同じ作業を何度も実行する場合に適しています

たとえば
  -新しいアイデアを20個考える
  -候補地を4つ見つけておく
  -漢字の書き取りを15回行う
  -身の回りで困っていることを10個リストアップする
のような場合です。

これらは「遅れてもあとからキャッチアップしてリカバリーが可能」でもあります。
漢字の書き取りの例では、さぼっていても、あとでまとめて必死になってやれば何とか間に合う、といった具合です。

適さない用途

オンタイムでこなさなければいけない作業には不向きです

たとえば「1日1回、寝る前に薬を飲む」といった場合ですと、あとでまとめて薬を飲むということはできません。
このような場合は、ほかのやり方(備忘チェックなど)がいいですね。

進捗管理表使用上の大原則

このようにシンプル&かんたんな進捗管理表ですが、効果を出すためには大事な原則があります。
それは・・・

必ず毎日使用(記入)すること

これを守らないことには、この管理表を使う意味がありません。

作業の進捗の有無にかかわらず、カレンダーの日にちは毎日必ず塗りつぶします

進捗管理の目的はつねに目標と現状の差を把握できるようにすることです。
めんどうがってあとで3~4日分をまとめて塗るというのはイケマセン。

そのためにも、記録するときだけ引き出しから取り出すのではなく、常時目につくところに置いておくことが大切です。

あなたも進捗管理で充実した1か月間を

特に必要に迫られる作業などない、という方も、あえて何か目標を作ってみたらどうでしょうか。
1か月の目標を作ってみると、毎日の生活も意識がちょっと変わってくるもんですよ

健康に関することなどおススメですね。
今月は朝のウォーキングを5回する、とか、今月は朝の散歩を5回するとか。(同じか)

ともかく、シンプルでありながら効果は大きいと思いますので、ぜひこの進捗管理表をご活用ください!
(進捗管理表は毎月更新していく予定です)

 

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